Uw administratie en wettelijke verplichtingen

Als ondernemer heeft u meer aan uw hoofd dan getallen en regels. U heeft immers een bedrijf te runnen. Tegelijkertijd wilt u er zeker van zijn dat uw administratie in orde is en in goede handen . Dan hebt u expertise, accuratesse en actuele kennis van wet- en regelgeving nodig.

Welkom bij van Puijenbroek Management.

Een correcte administratie is de basis voor al uw aangiften. Er zijn regels voor het bijhouden en bewaren van uw administratie. Ook uw facturen moeten voldoen aan wettelijke eisen.

Wat hoort er allemaal bij uw administratie? 

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie.

Voorbeelden hiervan zijn:

• kas administratie (ook klad aantekeningen) en kassa bonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controle berekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda’s en afspraken boeken
• correspondentie
• software en databestanden

Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon. Of de verkoopgegevens die u registreert met een kassasysteem en de administratie en delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) die via internet gaan.

Houd bij hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt.

U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. U moet er wel rekening mee houden dat uw administratie de basis is voor uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij kunnen dan uw omzet en winst vaststellen en de belasting berekenen.  

Bewaar termijn

U moet alle gegevens van uw administratie en over uw bedrijfsproces 7 jaar bewaren. Als u digitale gegevens (direct of later) afdrukt, moet u deze gegevens alsnog digitaal bewaren gedurende 7 jaar. U mag de gegevens alleen op papier bewaren als u een zeer kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren

Welke verplichtingen gelden voor de btw?

Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw  u moet betalen. In de praktijk betekent dit dat u van de volgende zaken overzichten per tijdvak bijhoudt:

• facturen die u zelf uitschrijft
• facturen die u moet betalen
• uitgaven/ontvangsten
• Privé gebruik van goederen en diensten

Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas- en bankboek.

Als u zaken doet met het buitenland, houdt u afzonderlijk bij:

• verwervingen uit andere landen van de Europese Unie
• ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Unie
• leveringen aan andere landen van de Europese Unie
• diensten aan andere landen van de Europese Unie
• uitgevoerde goederen naar landen buiten de Europese Unie