Hoe werkt de administratie als je personeel in dienst hebt?
Als je personeel in dienst hebt, moet je een loonadministratie bijhouden. Zo heeft de belastingdienst inzicht in de gegevens over de medewerkers en loonbetalingen. De loonadministratie bestaat uit veel verschillende soorten papieren. De drie belangrijkste zijn de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave.

Hierdoor moet je dus ook verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en door werknemers afgegeven abonnementen en kaartjes als zij een onkostenvergoeding krijgen voor het reizen per openbaar vervoer, bewaren. Ook andere beloningen zoals afdrachtsverminderingen, eindheffingen en verstrekkingen, onkostenvergoedingen en onkosten voor de carpool- of vrij-vervoerregeling moeten zo geadministreerd zijn, dat het overzicht uit de computer direct helder is.
De gehele loonadministratie moet in principe, net zoals bijvoorbeeld het grootboek en de in- en verkoopadministratie zeven jaar bewaard blijven.
Wat kost loonadministratie:

Prijs per loonstrook voor 1 werknemer zijnde DGA	17,50
Prijs per loonstrook bij 1 tot 5 werknemers	16,50
Prijs per loonstrook bij 5 tot 20 werknemers	14,50
Prijs per loonstrook bij 20 en meer werknemers*	12,50
Vaste kosten per jaar per onderneming minder dan 20 werknemers	65,00
* vanaf 20 werknemers en meer worden geen jaarkosten in rekening gebracht

Waar moet je allemaal aan denken als je met personeel begint.

Je hebt pas officieel personeel in dienst als degene die voor je bedrijf werkt voldoet aan een aantal eisen. Iemand is personeel als:

• Hij/zij drie opeenvolgende maanden voor het bedrijf heeft gewerkt
• Hij/zij iedere week of tenminste twintig uur per maand tegen betaling werkt
• Er een gezagsverhouding is
• Er loon moet worden betaald
• Er een verplichting is om arbeid te verrichten

Als dat allemaal het geval is, kun je aan de slag met de volgende zaken.

Arbeidsovereenkomst

Allereerst moet je tot een overeenkomst komen met je (toekomstige) personeelslid: een arbeidsovereenkomst. In theorie mag dit mondeling gebeuren, maar beter doe je het schriftelijk: dan zijn de afspraken helder. Ook hier kan ik voor u een arbeidsovereenkomst opstellen die voldoet aan de regelgeving.

Kosten

Naast het maandelijkse bruto loon van jouw personeel, kun je te maken krijgen met bijkomende kosten voor vakantiegeld, dertiende maand, ziektekosten, scholing, pensioenfonds en reiskosten. De bestaande CAO in je bedrijfstak is daar zeer belangrijk bij. In nagenoeg alle CAO´s zijn afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden voor specifieke bedrijfstakken. Lees dus altijd eerst het artikel onder welke cao valt mijn onderneming. Het loonprogramma wat ik gebruik heeft al voor een groot deel alle cao afspraken opgenomen.

Loonkosten

De loonkosten voor jou zijn ongeveer 30 procent hoger dan het brutoloon dat je werknemer ontvangt. Je betaalt immers ook een deel van de verzekeringen en andere bijkomende kosten. Naast het pensioen zijn dit het vakantiegeld (meestal 8 procent van het brutoloon) en de dertiende maand. Hierover worden loonbelasting en premies geheven, die je als werkgever moet afdragen.

Pensioen

Voor iedere werknemer gelden sociale verzekeringen wat betreft de pensioenrechten (AOW en ANW). Als werkgever kun je aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden. Meestal deel je de premie hiervan met de werknemer. Meestal wordt ook dit al in de CAO of in de bedrijfstak pensioenfonds geregeld. Je bent verplicht dit aan de werknemer te melden.

Loonheffingen plus aanmelden bij belastingdienst

Als werkgever krijg je ook te maken met loonheffingen van de belastingdienst. Loonheffingen is een verzamelnaam voor:

• Loonbelasting / premie volksverzekeringen
• De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
• De premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA)

Meer informatie hierover vind je in het handboek loonheffingen. Deze ontvang je van de Belastingdienst als je je als werkgever aanmeldt. Deze aanmelding kan telefonisch of online.

Administratie

Behalve de al gemelde contracten en belastingverplichtingen komt er ook een stuk extra administratie bij kijken. Bijvoorbeeld de loonadministratie. De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Je moet dan denken aan formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave.

Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen.

Het kan handig zijn om dit uit te besteden, omdat de materie hierover jaarlijks weer verandert.

Tevens is het verstandig om te beginnen met dossier vorming. Daarin vermeldt u, met mede weten van uw medewerker, de gesprekken die u heeft gehad met betrekking tot functioneren en werkervaringen. Dit soort van dossier vormingen kan zeer goed van pas komen als blijkt dat u toch van deze medewerker afscheidt wilt nemen. Zonder een duidelijk dossier zullen er ten alle tijde moeilijkheden ontstaan bij het UWV aangaan aansprakelijkheid.

Aanpassen en nieuwe verzekeringen afsluiten

Je moet niet alleen nieuwe dingen regelen, ook bestaande regelingen moet je aanpassen als je werkgever wordt. Beste voorbeeld is de eigen aansprakelijkheidsverzekering van het bedrijf. Nu ben alleen jij verzekerd, door het aan te passen is ook de aansprakelijkheid van de werknemer verzekerd, aan klanten of aan derden. Ook de bedrijfsschadeverzekering moet worden aangepast. De vaste lasten stijgen immers en dat moet hierin meegenomen worden. Tevens kun je kijken of er nieuwe verzekeringen nu rendabel voor je zijn. Verzekeringen die afgesloten moeten (of kunnen worden) bij de komst van personeel zijn:

• Ziekteverzuimverzekering,
• De WAO- gat verzekering,
• Een collectieve ongevallenverzekering,
• Pensioenverzekering.
• Onder bepaalde voorwaarden kun je eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA, WGA en/of Ziektewet.

Wil je direct eigenrisicodrager worden, dan moet je dit aanvragen voordat je een werknemer in dienst neemt.

Verder verplicht

Voordat de werknemer begint, moet je de identiteit van de nieuwe werknemer vaststellen. Dit kun je doen door middel van een paspoort of rijbewijs. Ook moet je de nieuwe medewerker bij diverse instanties aanmelden. In je bedrijf moet namelijk een preventiemedewerker aanwezig zijn. Je mag ook zelf als preventiemedewerker optreden bij minder dan tien personeelsleden.